ClickUp è una piattaforma di project management e produttività all-in-one che aiuta team di ogni dimensione a gestire task, progetti, documenti e workflow in un unico ambiente collaborativo e personalizzabile. In questa guida scoprirai come ClickUp può migliorare la gestione di progetti, attività, automazioni, integrazioni e collaborazione, dall’onboarding rapido ai vantaggi e limiti, passando per i prezzi, alternative e le risposte alle domande più comuni. Il linguaggio è pensato anche per chi non ha mai usato tool di project management, ma desidera aumentare l’efficienza lavorativa del proprio team!
Gestione progetti e task avanzata – ClickUp permette di creare e organizzare progetti, liste di attività, sotto-task, checklist e goal in modo visuale e gerarchico. Ogni attività può avere assegnatari, priorità, scadenze, allegati, commenti, dipendenze e reminder personalizzati. Il sistema drag-and-drop consente di riorganizzare facilmente le attività e seguire l’avanzamento tramite viste multiple (Lista, Board Kanban, Timeline, Gantt, Calendario, Mind Map, Whiteboard).Automazioni no-code – ClickUp offre potenti automazioni configurabili senza scrivere codice. È possibile attivare azioni automatiche al verificarsi di trigger (ad es. cambio stato, scadenza task, assegnazione utente) come l’invio di notifiche, la creazione di task, l’aggiornamento di campi, l’invio di email o l’integrazione con app esterne. Questo riduce i tempi morti e minimizza le attività manuali ripetitive nel workflow del team.Documenti, Wiki e Whiteboard – ClickUp integra un editor documenti collaborativo, perfetto per note di progetto, wiki aziendali, policy interne e brainstorming. Le Whiteboard permettono di mappare idee, processi o mind map in team in tempo reale, agganciando task e attività direttamente al flusso visuale.Integrazione email e comunicazione – Gestisci email direttamente da ClickUp grazie all’integrazione con Gmail, Outlook e altri provider. Puoi inviare e ricevere email all’interno delle attività, allegare thread, commentare e tenere traccia della comunicazione su ogni progetto, rendendo trasparente il lavoro tra team e clienti.Dashboard e report avanzati – ClickUp consente di creare dashboard personalizzate con widget visuali per monitorare workload, avanzamento progetti, obiettivi raggiunti, tempo lavorato e KPI del team. I report possono essere automatizzati e condivisi, ideali per project manager e responsabili che vogliono analisi dettagliate senza uscire dalla piattaforma.Gestione team e permessi – Organizza utenti in team, ruoli, gruppi o guest con permessi personalizzati su progetti, cartelle, task o file. Assegna responsabili, limita le azioni o le visualizzazioni e invita collaboratori esterni con accessi controllati.Integrazione con altri strumenti – ClickUp supporta integrazioni native con oltre 1.000 app tra cui Google Workspace, Microsoft Office, Slack, Zoom, GitHub, Dropbox, Zapier e molti altri. I dati possono essere sincronizzati bidirezionalmente, rendendo ClickUp il centro della produttività aziendale senza più necessità di saltare tra mille tool diversi.Template, Goal e Time Tracking – Usa template predefiniti per gestire progetti tipici (agile, marketing, IT, HR), imposta goal condivisi e monitora il tempo speso su task per analizzare efficienza e costi. Perfetto per chi lavora da remoto o vuole massimizzare la produttività di ogni collaboratore.In sintesi, ClickUp centralizza tutto il lavoro del team – task, comunicazione, documenti, automazioni e dashboard – in un’unica piattaforma potente, personalizzabile e accessibile da qualsiasi dispositivo.
Guida passo passo:
Registrazione e primo accesso – Vai su clickup.com, registrati con email e password o utilizza l’accesso rapido tramite Google. Scegli il piano gratuito oppure la prova gratuita dei piani avanzati (14 giorni), segui l’onboarding guidato e crea subito il tuo primo Workspace per te o il tuo team.Creazione progetto e attività – All’interno del Workspace puoi creare Spazi, Cartelle, Liste e Task secondo la gerarchia di ClickUp. Scegli se partire da template o da zero: inserisci i dettagli principali, imposta deadline, assegna responsabili, suddividi in sotto-task e checklist. Puoi anche importare progetti da Excel, Trello, Asana o altri software per una migrazione rapida.Personalizzazione delle viste – Scegli la vista di lavoro più adatta (Lista, Board, Gantt, Timeline, Calendario, Box per workload management, Mind Map, Whiteboard). Puoi passare da una vista all’altra in qualsiasi momento, filtrando per responsabile, scadenza, priorità, tag o stato.Impostazione automazioni – Clicca su “Automazioni” e scegli tra decine di ricette preimpostate o crea regole personalizzate, ad esempio: “Quando un task viene spostato in ‘Completato’, invia email al responsabile” o “Se una scadenza si avvicina, assegna priorità alta e notifica il team”. Le automazioni avanzate sono disponibili già dal piano Unlimited, con limiti superiori nei piani Business/Enterprise.Gestione documenti e comunicazione – Crea documenti, wiki, FAQ e report direttamente in ClickUp, condividili con il team e collega note a task specifici. Usa la funzione chat o commenti nelle attività per centralizzare le discussioni senza email esterne.Monitoraggio e report – Costruisci dashboard personalizzate, aggiungi grafici, tabella workload, tracciamento tempo e obiettivi. Analizza dati in tempo reale o esporta report per presentazioni e revisioni periodiche.Seguendo questi step hai tutto ciò che serve per lanciare progetti, task e automazioni con ClickUp. Crescendo potrai personalizzare ancora di più il tuo ambiente, invitare altri utenti e sfruttare template specifici per ogni settore.
Vantaggi e svantaggi di ClickUp
Vantaggi
Centralizzazione totale del lavoro – ClickUp permette di gestire progetti, task, file, comunicazione e report in un unico ambiente, eliminando la dispersione su più software diversi.Personalizzazione spinta e flessibilità – Ogni team può configurare la propria gerarchia, viste, automazioni e permessi, adattando la piattaforma a qualsiasi processo lavorativo, da startup a enterprise.Automazioni intuitive no-code – Riduci drasticamente le attività manuali grazie alle automazioni visive. Anche i non tecnici possono creare flussi avanzati di lavoro, task e notifiche automatiche.Ricchezza di funzionalità gratuite – Già il piano Free offre task e membri illimitati, workspace multipli, template, base automations, documenti e whiteboard. Ottimo per freelance, startup, piccole aziende che vogliono risparmiare.Supporto, community e aggiornamenti continui – ClickUp offre supporto 24/7, live chat, help center e una vasta community di utenti e risorse (webinar, guide, template). Ogni mese vengono aggiunte nuove funzionalità e miglioramenti.
Svantaggi
Curva di apprendimento iniziale – L’ampiezza di opzioni, viste e automazioni può disorientare nei primi giorni chi arriva da tool più semplici. È consigliato seguire l’onboarding e le guide per evitare confusione e impostare i flussi più adatti al proprio team.Limiti spazio e automazioni sul piano Free – Lo spazio file è ridotto (100MB) e le automazioni limitate. Per team medi e grandi è necessario passare a Unlimited o Business per sbloccare tutto il potenziale.Alcuni strumenti avanzati solo nei piani superiori – Funzionalità come workload management, dashboard avanzate, ruoli granulari e supporto prioritario sono disponibili solo in Business o Enterprise.Occasionalmente lento con grandi volumi di dati – Su progetti con migliaia di attività, dashboard complesse o molte integrazioni, ClickUp può rallentare, specie su dispositivi datati o connessioni lente.In sintesi, ClickUp offre una delle soluzioni più potenti e complete per la gestione del lavoro, adattandosi a qualunque esigenza e scalando dal freelance all’azienda multinazionale. Richiede però tempo per una personalizzazione ottimale e il massimo delle funzionalità si ottiene solo con i piani superiori.
Prezzi e piani disponibili
Free – Piano gratuito con task e membri illimitati, 100MB di storage, viste principali (Lista, Board), documenti, base automations, whiteboard, integrazioni limitate. Ideale per uso personale, freelance, microteam e testare ClickUp.Unlimited – 7€/utente/mese (fatturato annuale). Offre spazio illimitato, automazioni, dashboard avanzate, permessi personalizzati, guest, integrazioni estese, goal, time tracking. Adatto a team piccoli/medi che vogliono collaborare senza limiti tecnici.Business – 12€/utente/mese (annuale). Pensato per team e aziende: automazioni avanzate, workload management, dashboard premium, ruoli granulari, integrazioni avanzate, tracciamento tempi, export dati, report personalizzati, priority support. È la scelta migliore per aziende in crescita o che gestiscono molti progetti e workflow automatizzati.Enterprise – Prezzo su richiesta. Include sicurezza avanzata (SSO, SCIM), permessi e controllo accessi granulari, limiti elevati su automazioni, supporto dedicato, onboarding personalizzato, API avanzate e SLA. Ideale per grandi aziende, enti pubblici o realtà che richiedono massima governance e compliance.Ogni piano può essere provato gratis per 14 giorni. I prezzi possono variare leggermente in base a promozioni, dimensione del team e metodo di fatturazione. Consulta sempre il sito ufficiale per aggiornamenti sulle condizioni commerciali e per selezionare la soluzione perfetta per il tuo business.
Alternative a ClickUp
Asana – Tra i più noti competitor di ClickUp, offre project e task management semplice, automazioni, timeline e integrazioni. Ottimo per chi cerca uno strumento lineare e facile da usare, ma meno flessibile e personalizzabile rispetto a ClickUp.Trello – Ideale per la gestione di attività tramite Kanban Board. Semplice, visivo e gratuito, ma limitato rispetto a ClickUp per chi ha bisogno di viste, automazioni e report avanzati.Notion – Ottimo per chi vuole integrare documenti, wiki, database e task management in un unico workspace altamente personalizzabile. Meno strutturato lato gestione progetti complessi ma potente come hub di lavoro digitale.Wrike – Pensato per team enterprise, offre viste avanzate (Gantt, workload), automazioni, report e ottima integrazione con strumenti aziendali. Più costoso di ClickUp, ma ideale per aziende strutturate con processi rigidi.Altri strumenti – Da Monday.com a Jira, Basecamp, Airtable, Smartsheet, la scelta dipende dalle esigenze specifiche: semplicità, automazioni, analisi avanzate o focus su progetti IT/agile. ClickUp resta una delle piattaforme più versatili per personalizzazione e rapporto qualità/prezzo.
FAQ su ClickUp
ClickUp è davvero gratuito? Quali sono i limiti?
Sì, il piano Free permette task e utenti illimitati, workspace multipli, viste principali, ma lo spazio file è limitato a 100MB e le automazioni sono poche. Per team più grandi o chi vuole dashboard, automazioni avanzate e più storage servono i piani Unlimited o Business.
Posso automatizzare processi senza programmare?
Assolutamente sì. Le automazioni sono completamente no-code, impostabili tramite interfaccia visuale con trigger e azioni preimpostate. Puoi automatizzare task, notifiche, assegnazioni, scadenze, integrazioni e molto altro.
ClickUp si integra con Google, Outlook, Slack, Zoom?
Sì, ClickUp offre integrazioni native e tramite Zapier/Make con le principali piattaforme di produttività, cloud storage, videoconferenza e developer tools. Tutte le principali app business sono compatibili.
ClickUp è adatto a freelance, startup e grandi aziende?
Sì, la piattaforma è pensata per scalare dal singolo utente alle multinazionali. Ogni piano offre funzionalità crescenti per ogni tipo di team e settore. Puoi iniziare gratis e crescere senza cambiare software.
È disponibile in italiano e su mobile?
Sì, ClickUp è tradotto in italiano e offre app mobile per iOS/Android, perfette per lavorare e collaborare anche in mobilità, con notifiche, gestione task e progetti in tempo reale.
Autore
Nicolò Caiti
Ho fatto del MarTech il mio lavoro. Mi occupo di intelligenza artificiale applicata al marketing digitale. In questo blog, analizzo come l’AI sta trasformando il settore: migliorando le performance web, ottimizzando le strategie digitali e velocizzando il lavoro di tutti. Con anni di esperienza nell’automazione del marketing e nella gestione di customer journey avanzati, condivido insight pratici, case study e best practice per aiutare tutte le persone a sfruttare al meglio le potenzialità dell’AI nel proprio lavoro.
Spero che tu possa trovare le risposte che cerchi!
