Monday.com è una piattaforma di Work Operating System (Work OS) flessibile e personalizzabile, adatta anche come CRM per gestire e automatizzare processi di vendita. In questa guida pratica vedremo come Monday.com può aiutarti a tenere traccia di lead e clienti, automatizzare attività ripetitive e integrare i tuoi strumenti di lavoro, il tutto con un approccio semplice e visuale. La guida coprirà le funzionalità principali orientate alle vendite, i passaggi per iniziare, i pro e contro, i piani disponibili, alcune alternative sul mercato e infine risponderà alle FAQ più comuni. Il linguaggio è pensato per essere accessibile anche a chi non è esperto di software CRM, quindi cominciamo subito!
CRM e gestione dei contatti – Monday.com può essere utilizzato come un vero CRM per la gestione di contatti, lead e clienti. È possibile creare bacheche dedicate dove memorizzare tutte le informazioni rilevanti: nome, azienda, email, telefono, note e altro ancora. Ogni lead o cliente viene visualizzato come un elemento sulla bacheca, permettendo al team di avere sempre una panoramica aggiornata delle opportunità di vendita. È inoltre possibile classificare i lead tramite colonne di stato personalizzabili (ad esempio “caldo”, “freddo”, “qualificato”).Pipeline di vendita visuale – Con Monday.com è semplice rappresentare il funnel di vendita in modo visuale. Utilizzando la modalità Kanban o la vista timeline, puoi gestire ogni fase della vendita (come Prospect, Contatto iniziale, In trattativa, Chiuso/vinto, Chiuso/perso) trascinando le schede da una fase all’altra. Questo permette di tenere traccia delle opportunità e di vedere con chiarezza su quali trattative il team dovrebbe concentrarsi.Tracciamento dei lead e delle attività – Monday.com consente di monitorare ogni interazione con i lead: si possono aggiungere note, commenti e aggiornamenti direttamente sulla scheda di un contatto, registrando così chiamate, email, meeting e risultati. Grazie alle colonne data e stato, puoi vedere facilmente quando è stato effettuato l’ultimo contatto e qual è il prossimo passo previsto. È inoltre possibile impostare promemoria e scadenze (es. “richiamare il lead X fra una settimana”), evitando di perdere follow-up importanti.Automazioni di workflow – Monday.com offre automazioni personalizzabili utilissime per le vendite. Senza necessità di programmazione, puoi attivare azioni automatiche in base a specifici trigger: ad esempio, quando un affare viene contrassegnato come “Vinto”, il sistema può inviare automaticamente un’email al cliente o notificare il team. Se un lead resta inattivo per 14 giorni, Monday.com può avvisare in automatico il commerciale di riferimento. È anche possibile assegnare automaticamente nuovi lead ai venditori e creare attività di follow-up, riducendo il lavoro manuale e garantendo una gestione tempestiva di ogni opportunità.Integrazione con email e comunicazione – Monday.com si integra con Gmail e Outlook per gestire la comunicazione con i clienti direttamente dalla piattaforma. Puoi inviare email senza uscire da Monday.com e registrare tutta la corrispondenza sul profilo del lead. Attraverso l’app “Emails & Activities” puoi tracciare le email inviate, verificare se e quando un cliente le ha aperte e archiviare tutte le conversazioni in un unico spazio condiviso dal team, rendendo facile ritrovare ogni scambio con il cliente.Email marketing e campagne – Pur non essendo una piattaforma di email marketing autonoma, Monday.com può supportare le campagne tramite integrazioni. Ad esempio, puoi integrare Mailchimp per sincronizzare automaticamente i contatti e vedere i risultati delle campagne (aperture, clic, ecc.) su Monday.com. I lead raccolti tramite moduli web possono essere aggiunti automaticamente alle tue liste di newsletter e puoi inviare email automatiche (come un messaggio di benvenuto) ai nuovi lead tramite le automazioni di Monday.Integrazioni con altri strumenti – Monday.com offre numerose integrazioni native con strumenti di vendita e marketing come HubSpot, Salesforce, Excel, Google Workspace, DocuSign, Shopify e molti altri. Questo permette di centralizzare tutte le informazioni di vendita evitando di passare continuamente da un programma all’altro. Ad esempio, un nuovo contatto creato in HubSpot può apparire automaticamente in una bacheca Monday, oppure un ordine su Shopify può generare una nuova attività da seguire direttamente su Monday.In sintesi, Monday.com mette a disposizione tutti gli strumenti essenziali per un team di vendita: database clienti personalizzabile, pipeline visuali, automazioni per risparmiare tempo, integrazioni con email e altri sistemi, offrendo una soluzione ideale per chi desidera automatizzare il processo di vendita mantenendo flessibilità e semplicità d’uso.
Guida passo passo:
Creazione di un account – Per iniziare, registra un nuovo account su Monday.com dal sito ufficiale. Puoi partire dal piano gratuito per provare la piattaforma oppure attivare la trial gratuita di 14 giorni di un piano avanzato per testare tutte le funzionalità. La procedura richiede solo l’inserimento di un’email di lavoro e una password, con alcuni step guidati per personalizzare nome del team o progetto. Dopo la verifica dell’email, avrai accesso completo alla piattaforma.Scelta del template CRM o Sales – All’interno della piattaforma, puoi creare la tua prima bacheca usando uno dei template predefiniti disponibili. Basta cliccare su “+ Aggiungi” e scegliere l’opzione “Scegli da template”. Nella sezione dedicata alle vendite troverai modelli già pronti, come CRM di vendita o Pipeline di vendita, che ti forniscono colonne e campi utili per la gestione di lead, aziende, valore opportunità, stato, prossimo passo, e così via. In questo modo hai subito una struttura base per partire rapidamente.Personalizzazione delle pipeline – Una volta creata la bacheca CRM (dal template o da zero), personalizzala in base al tuo flusso di vendita. Modifica le fasi della pipeline (ad esempio “Nuovo lead”, “Contatto stabilito”, “Proposta inviata”, “Chiuso”) adattandole ai tuoi processi. Aggiungi o rimuovi colonne secondo le tue necessità: puoi includere campi come fonte del lead, valore dell’opportunità, note, scadenza della prossima azione, responsabile assegnato, ecc. Suddividi la pipeline in gruppi di elementi per gestire meglio lead attivi, lead chiusi o suddividere per venditore o periodo. Invita anche i membri del team, così tutti potranno lavorare sulle stesse bacheche collaborando in tempo reale.Impostazione delle automazioni – A pipeline configurata, attiva le automazioni per rendere il flusso di lavoro più efficiente. Clicca su “Automatizza” per accedere al Centro Automazioni, dove puoi scegliere tra numerose ricette preimpostate come “Quando lo stato cambia in Chiuso/Vinto, invia un’email” oppure “Quando la scadenza arriva, assegna il lead”. Puoi combinare trigger e azioni in base alle tue esigenze, ad esempio per inviare notifiche automatiche, programmare follow-up o assegnare lead ai venditori. Le automazioni sono disponibili a partire dal piano Standard. Durante la trial gratuita, puoi provarle senza limiti.Tracciamento di lead e clienti – Inizia a gestire i tuoi lead quotidianamente aggiungendo nuovi contatti manualmente oppure importando una lista da Excel/CSV. Per ogni lead puoi aggiungere note, aggiornamenti, email inviate (anche direttamente dalla piattaforma se integri Gmail/Outlook) e storicizzare ogni interazione. Utilizza le colonne stato e persona assegnata per monitorare i progressi e assegnare le responsabilità. Le dashboard personali ti consentono di filtrare le attività assegnate a ciascun venditore e di mantenere sotto controllo tutte le comunicazioni e i cambi di fase delle opportunità.Creazione di dashboard di reporting – Monday.com offre dashboard personalizzabili per analizzare i dati di vendita in tempo reale. Crea una nuova dashboard, collega le bacheche di interesse e aggiungi widget come grafici a colonne per visualizzare il numero di lead in ogni fase, grafici a torta per la provenienza dei lead, widget numerici per il valore totale delle opportunità, timeline per le prossime scadenze e KPI sulle performance. Tutto si aggiorna automaticamente in base ai dati inseriti nelle bacheche, consentendoti di avere sempre un quadro chiaro dell’andamento commerciale e di risparmiare tempo sulle analisi. Il numero di bacheche combinabili nella dashboard varia a seconda del piano.Seguendo questi passaggi, avrai costruito un sistema CRM su Monday.com in grado di automatizzare la gestione di lead e clienti. Potrai espandere il sistema creando nuove bacheche, impostando integrazioni avanzate o affinando le automazioni in base alle necessità del tuo workflow.
Vantaggi e svantaggi di Monday.com
Vantaggi
Facilità d’uso e personalizzazione – L’interfaccia di Monday.com è intuitiva, drag-and-drop e non richiede competenze tecniche. Puoi creare bacheche su misura, aggiungere colonne personalizzate e modificare rapidamente il flusso di lavoro, adattando il sistema ai tuoi processi di vendita specifici. Il team si abitua velocemente grazie all’approccio visuale e collaborativo, con funzioni come tag, commenti e aggiornamenti in tempo reale.Automazioni potenti senza codice – Monday.com mette a disposizione automazioni “no-code” semplici da impostare, che riducono il lavoro manuale. Puoi automatizzare promemoria, notifiche, cambi di stato, assegnazioni e integrazioni con altri strumenti in pochi clic. In questo modo, i venditori evitano attività ripetitive e il rischio di dimenticanze, mantenendo il flusso di vendita costante grazie ad azioni automatiche sulle opportunità in pipeline.Visualizzazione e organizzazione efficiente – Tutto si trova in un unico posto: contatti, attività, comunicazioni e documenti. Le diverse viste disponibili (Kanban, Timeline, Calendario, Gantt, Dashboard) permettono di osservare i dati di vendita da varie prospettive. Questo facilita il monitoraggio dell’andamento e la collaborazione tra i membri del team, con una chiara sintesi dei risultati.Integrazioni con strumenti esistenti – Monday.com si integra con molti strumenti aziendali già usati quotidianamente: email, calendario, CRM esterni, fogli di calcolo e app di collaborazione. Puoi sincronizzare Gmail/Outlook, collegare HubSpot per i dati storici, integrare Slack per le notifiche e lavorare in sinergia tra piattaforme, riducendo la frammentazione delle informazioni e centralizzando i dati di vendita.Supporto e community – Monday.com offre supporto 24/7 su tutti i piani a pagamento, utile per configurare automazioni e integrazioni senza difficoltà. La community online e le numerose risorse disponibili (guide, tutorial, webinar) aiutano a scoprire best practice e a risolvere rapidamente eventuali problemi anche nel settore vendite.Funzionalità CRM avanzate limitate rispetto ai CRM dedicati – Monday.com, pur essendo un CRM flessibile, può mancare di alcune funzioni avanzate disponibili nei CRM specifici come HubSpot o Salesforce. Ad esempio, non include un modulo email marketing evoluto o sistemi di lead scoring automatico con intelligenza artificiale. Molte funzionalità avanzate richiedono configurazioni manuali, l’integrazione di altri strumenti o l’utilizzo di app dal marketplace, aumentando la complessità per chi ha esigenze di vendita molto specifiche.
Svantaggi
Limitazioni nei piani base (Free/Basic) – Le automazioni e le integrazioni sono disponibili solo a partire dal piano Standard. Il piano Free non le include ed è limitato a 2 utenti e 3 bacheche, mentre il piano Basic, pur essendo a pagamento, non permette di automatizzare i flussi di lavoro. Se si vuole davvero automatizzare la gestione delle vendite, occorre investire almeno sul piano Standard, il che può rappresentare uno svantaggio in termini di costi iniziali per chi cercava una soluzione gratuita o molto economica.Costo crescente per team numerosi – La tariffazione di Monday.com è basata sul numero di utenti e richiede sempre almeno 3 licenze a pagamento. Questo significa che anche team piccoli devono sostenere un costo minimo non trascurabile, e all’aumentare dei venditori il costo mensile può crescere rapidamente. In alcuni casi, CRM concorrenti offrono piani più economici per piccoli team o una maggiore flessibilità nella gestione delle licenze.Curva di apprendimento per personalizzazioni complesse – Sebbene Monday.com sia semplice per usi base, la sua flessibilità può richiedere tempo per creare flussi di lavoro avanzati, soprattutto se si desiderano molte automazioni e integrazioni. Gli utenti meno esperti possono sentirsi sopraffatti dalle numerose opzioni disponibili e rischiano di non sfruttare al massimo lo strumento senza una pianificazione accurata della configurazione.Limitazioni tecniche sulle automazioni (azioni mensili) – Ogni piano di Monday.com ha un limite mensile di azioni per automazioni e integrazioni: ad esempio, 250 azioni per il piano Standard e 25.000 per il Pro. Team particolarmente attivi potrebbero superare questi limiti e dover passare a un piano superiore. In altri CRM questi limiti possono essere meno restrittivi o addirittura assenti, quindi è un aspetto da considerare nella pianificazione di processi di vendita molto automatizzati.In sintesi, Monday.com è uno strumento molto valido per la gestione e l’automazione delle vendite, grazie a flessibilità e semplicità d’uso. Tuttavia, chi ha esigenze particolarmente avanzate o non vuole investire in piani elevati può incontrare alcune limitazioni. Valuta attentamente vantaggi e svantaggi rispetto alle necessità del tuo team.
Prezzi e piani disponibili
Free (Gratuito) – Il piano gratuito di Monday.com è ideale per iniziare a esplorare la piattaforma. Consente fino a 2 utenti e la creazione di massimo 3 bacheche, con tutte le funzionalità base: utilizzo dei template, aggiunta di colonne personalizzate, collaborazione in tempo reale e dashboard semplici (dati da una sola bacheca). Non include automazioni né integrazioni esterne, e lo spazio di archiviazione è limitato a circa 500 MB. Si presta a micro-attività o test individuali, ma risulta insufficiente per un utilizzo strutturato in ambito vendite dove servono automazioni e gestione collaborativa di lead e clienti.Basic (Piano Base) – Il piano Basic, con un costo di circa 9 € per utente/mese (fatturazione annuale, minimo 3 utenti), elimina il limite di elementi nelle bacheche e offre 5 GB di spazio file. Permette di aggiungere utenti illimitati come visualizzatori, utile per condividere report o dati in sola lettura. Anche in questo caso non sono presenti automazioni o integrazioni: il Basic è adatto a chi deve organizzare molti dati e lavorare in team più ampio, ma senza automatizzare processi. Per le vendite consente di centralizzare le pipeline e i dati, ma richiede gestione manuale delle attività.Standard – Il piano Standard, consigliato per PMI e team che vogliono automatizzare, costa circa 12 € per utente/mese (annuale, minimo 3 utenti). Comprende tutte le funzioni del Basic e attiva automazioni e integrazioni (fino a 250 azioni mensili ciascuna), consentendo di collegare Monday.com con Gmail, HubSpot e altri strumenti. Aggiunge viste Timeline, Gantt e Calendario, il Guest Access e dashboard che uniscono dati da 5 bacheche diverse. È il primo piano realmente adatto a gestire vendite con workflow automatizzati e integrazione tra piattaforme.Pro – Il piano Pro, ideale per team avanzati o in crescita, ha un costo di circa 19 € per utente/mese (annuale, minimo 3 utenti) e offre fino a 25.000 azioni di automazione e integrazione al mese. Permette di combinare dati da 20 bacheche nelle dashboard, gestire bacheche private, usare colonne Formula e Tempo, e supporta funzionalità come il tracking del tempo sulle trattative. Consente l’uso completo dell’app Emails & Activities e workflow molto più complessi rispetto allo Standard. È la soluzione ideale per team che richiedono elevata automazione, analisi approfondita e processi sofisticati.Enterprise – Il piano Enterprise si rivolge a grandi aziende o a chi ha esigenze elevate in termini di volume, sicurezza e governance. Il prezzo è personalizzato e viene fornito su preventivo. Oltre a quanto offre il Pro, Enterprise prevede limiti elevatissimi per automazioni (fino a 250.000 azioni al mese), permessi e controlli avanzati, Single Sign-On, sicurezza enterprise, reporting granulare e possibilità di combinare fino a 50 bacheche nelle dashboard. Include supporto prioritario, onboarding specialistico e funzionalità pensate per gestire molti utenti e processi complessi. È raccomandato solo per grandi strutture o realtà con necessità di compliance specifiche.In sintesi, Free e Basic sono adatti solo a usi limitati senza automazione, Standard è il punto di partenza per l’automazione delle vendite, Pro offre massima flessibilità e funzionalità avanzate per team evoluti, mentre Enterprise si rivolge a organizzazioni strutturate e con grandi volumi di dati o utenti. Monday.com permette di provare gratuitamente le versioni Standard/Pro per 14 giorni. I prezzi possono variare in base a promozioni, modalità di pagamento e dimensione del team: valuta sempre le esigenze reali del tuo sales team per scegliere il piano più adatto.
Alternative a Monday.com
HubSpot CRM – HubSpot offre un CRM gratuito e completo, espandibile con moduli a pagamento come Sales Hub e Marketing Hub. Include strumenti di email marketing, gestione contatti, pipeline di vendita, sequenze di email automatizzate, calendario meeting, live chat e molto altro. Le automazioni sono potenti e la perfetta integrazione tra marketing e vendite permette di tracciare tutto il percorso del lead. HubSpot è ideale se desideri una piattaforma tutto-in-uno pronta all’uso, con funzionalità sales e marketing già integrate. Rispetto a Monday.com, richiede meno configurazione per la gestione vendite, ma può diventare più costoso con l’aggiunta di moduli premium. Monday.com offre maggiore flessibilità nella personalizzazione e può essere usato anche al di fuori della gestione clienti.Pipedrive – Pipedrive è un CRM progettato specificamente per la gestione delle pipeline di vendita. L’interfaccia visuale Kanban facilita lo spostamento dei deal tra le fasi e l’attenzione è rivolta esclusivamente al sales management. Offre email integrate, automazioni di attività, report vendite, integrazione calendario e suggerimenti tramite intelligenza artificiale. Pipedrive è ottimo se cerchi semplicità, rapidità di configurazione e un focus totale sulle opportunità commerciali. Rispetto a Monday.com, è meno personalizzabile e non gestisce altri processi come progetti o HR, ma è pronto all’uso per la pipeline e le attività di vendita quotidiane.Zoho CRM – Zoho CRM è una soluzione molto completa e modulare per la gestione di lead, clienti, aziende e opportunità. Supporta automazioni avanzate, workflow personalizzati, macro, intelligenza artificiale per suggerimenti sulle vendite, e si integra con altre app Zoho (come Zoho Campaigns, Desk, Projects). Zoho CRM è ideale se desideri un CRM “classico”, molto configurabile, con tutte le funzioni già pronte e un ottimo rapporto qualità/prezzo. Rispetto a Monday.com, richiede meno personalizzazione iniziale per la gestione dei processi vendita e offre già moduli dedicati. Monday.com invece resta più adatto se vuoi gestire anche altri processi aziendali in un unico ambiente flessibile e moderno.Altre soluzioni – Oltre a queste tre alternative principali, sono disponibili strumenti come Salesforce (completo e potente, ma complesso e adatto a grandi aziende), Microsoft Dynamics 365 (integrato nell’ecosistema Microsoft, adatto a imprese strutturate), Insightly, Freshsales e Copper CRM (particolarmente indicato per chi usa Google Workspace). La scelta dipende dalle tue priorità: semplicità, automazione, costo, integrazione con altri strumenti, o esigenze avanzate specifiche per il tuo team di vendita.
FAQ su Monday.com
Si possono inviare email automatiche con Monday.com?
Sì, è possibile inviare email automatiche tramite Monday.com integrandolo con servizi di posta come Gmail o Outlook (a partire dal piano Standard). Puoi configurare automazioni che inviano email in risposta a determinati eventi, ad esempio: “Quando lo stato di un lead cambia in Offerta Inviata, invia un’email predefinita al cliente” oppure “Quando viene aggiunto un nuovo lead, invia un’email di benvenuto”. Con il componente aggiuntivo Emails & Activities (nei piani avanzati), puoi anche scrivere email direttamente dalla piattaforma, tenendo traccia delle conversazioni e delle aperture. Monday.com non è pensato per l’email marketing massivo: le email automatiche sono per comunicazioni individuali contestuali, non per newsletter a migliaia di contatti contemporaneamente.
Posso integrare il mio CRM attuale o altri strumenti con Monday.com?
Sì, Monday.com offre numerose integrazioni native con CRM come HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM e molti altri strumenti aziendali. Puoi sincronizzare dati tra Monday e altre piattaforme, importare contatti via CSV/Excel o tramite API. Oltre ai CRM, si integra con email, calendari, moduli per lead (Typeform, JotForm), software di marketing (Mailchimp, Facebook Ads, Google Ads), strumenti di collaborazione (Slack, Microsoft Teams), e servizi tramite Zapier o Make. In questo modo puoi centralizzare le informazioni e automatizzare i flussi tra tutti i tuoi strumenti.
Monday.com è adatto a una piccola impresa o team di pochi venditori?
Sì, Monday.com si adatta perfettamente sia a piccole imprese e startup che a grandi aziende. Offre un piano gratuito per iniziare, piani a pagamento accessibili e un’interfaccia intuitiva che facilita la transizione anche per chi proviene da Excel o altri strumenti semplici. Monday.com è scalabile: puoi partire con pochi utenti e crescere senza cambiare sistema. Per automatizzare i processi, basta scegliere il piano Standard o superiore, che consente di risparmiare tempo e organizzare meglio i lead. È ideale per chi cerca flessibilità e vuole un CRM semplice da personalizzare.
Le automazioni di Monday.com sono difficili da impostare? Serve saper programmare?
No, le automazioni sono semplici da configurare e non richiedono alcuna programmazione. Si basano su “ricette” intuitive, come “Quando accade X, fai Y”, che puoi impostare tramite menu a tendina e campi guidati. Monday.com offre automazioni predefinite per casi tipici (assegnazione lead, reminder, avanzamento delle fasi, aggiornamento date, ecc.), ma puoi anche crearne di personalizzate. L’interfaccia è in italiano e permette di testare, modificare o disattivare le automazioni in qualsiasi momento. Anche chi non ha mai usato un CRM può creare automazioni efficaci in pochi minuti.
Quali sono i limiti della versione gratuita e quando conviene passare a un piano a pagamento?
La versione Free di Monday.com permette massimo 2 utenti, 3 bacheche, nessuna automazione o integrazione, 0.5 GB di spazio file e dashboard di base. È adatta per test o uso personale molto semplice, ma appena il team cresce o servono automazioni, conviene passare a un piano a pagamento (almeno Standard). Il passaggio è consigliato quando vuoi automatizzare processi, integrare strumenti esterni, aumentare le bacheche o collaborare con più di 2 utenti. L’investimento è giustificato dal risparmio di tempo e dalla gestione avanzata dei lead che ne deriva.
Monday.com è disponibile in italiano ed è utilizzabile da mobile?
Sì, Monday.com è disponibile in italiano (l’interfaccia web è tradotta e i comandi principali sono localizzati). L’app mobile gratuita è disponibile sia per iOS che per Android e consente di gestire lead, ricevere notifiche push, aggiornare attività e controllare la pipeline anche fuori ufficio. I dati si sincronizzano in tempo reale tra desktop e mobile, permettendo a tutto il team di lavorare ovunque e restare sempre aggiornati.
Autore
Nicolò Caiti
Ho fatto del MarTech il mio lavoro. Mi occupo di intelligenza artificiale applicata al marketing digitale. In questo blog, analizzo come l’AI sta trasformando il settore: migliorando le performance web, ottimizzando le strategie digitali e velocizzando il lavoro di tutti. Con anni di esperienza nell’automazione del marketing e nella gestione di customer journey avanzati, condivido insight pratici, case study e best practice per aiutare tutte le persone a sfruttare al meglio le potenzialità dell’AI nel proprio lavoro.
Spero che tu possa trovare le risposte che cerchi!
